POLÍTICA PARA EL PROGRAMA INTEGRAL DE PROTECCIÓN DE DATOS BAJO UNA RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA
INTRODUCCIÓN
Los datos personales conforman la información necesaria para que una persona pueda interactuar con otras o con una o más empresas y/o entidades para que sea plenamente individualizada del resto de la sociedad, haciendo posible la generación de flujos de información que contribuyen con el crecimiento económico y el mejoramiento de bienes y servicios.
En este orden de ideas, se hace imprescindible una adecuada gestión, protección y tratamiento de las bases de datos, siendo esta parte integral de su vida privada y derecho a un buen nombre, como principio constitucional, sin menoscabar la sana administración de riesgos y conocimiento que debe tener todas las compañías con respecto a sus contrapartes.
En tal sentido, la ley 1581 de 2012, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Como resultado, la empresa se acoge a lo que estipula el artículo 27 del Reglamento 1377, donde los responsables de los Tratamientos deberán garantizar la existencia de una estructura administrativa, proporcional a la estructura de la empresa, que vele por el cumplimiento de la ley 1581. Entendiendo este aspecto como crucial para que la adecuación e implantación de la privacidad y protección de datos sean efectivos.
POLITICA GENERAL
MBO COLOMBIA S.A.S., propende por la comprensión, práctica y ejecución de todos los mecanismos e instrumentos establecidos en la normativa para la protección de datos de todos sus agentes económicos
POLITICAS ESPECIFICAS
Entendiendo la necesidad de que la compañía cuente con políticas específicas efectivas que permitan garantizar la existencia de una estructura administrativa proporcional al tamaño de esta, además de la necesidad de adoptar mecanismos internos que permitan poner en práctica las herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación, y la adopción de procesos para la atención de reclamos y consulta de los titulares, se han determinado las siguientes:
MBO COLOMBIA S.A.S.:
• Cuenta con el compromiso basado en el respeto a la protección de los datos personales que recopila.
• Por lo anterior, designa un oficial de cumplimiento quien tendrá las funciones inherentes al cumplimiento normativo basado además en las mejores prácticas de un programa integral de gestión de datos personales.
• Garantiza una estructura administrativa con adecuada segregación de funciones para efectividad de cada uno de los principios rectores acorde con su tamaño, naturaleza y contenido de cada base de datos.
• Diseña y ejecuta mecanismos adecuados para la adopción de medidas de seguridad físicas, administrativas y tecnológicas
• Se asegura que su estructura administrativa cuenta con una capacitación idónea para la recolección, tratamiento y aplicación de la finalidad definida
• Garantiza los canales de atención, consultas y reclamos
• Determina los lineamientos tecnológicos y administrativos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de las bases de datos
• Se asegura de que todas sus contrapartes autorizaron el tratamiento de sus bases de datos por medio físico o digital
• Garantiza las medidas de seguridad de acceso a la información
• Establece procesos de conservación y eliminación de información personal
• Garantiza mecanismos administrativos contractuales para seguridad de la información
• Garantiza la implementación y continua revisión de efectividad de mecanismos informáticos
• Ejecuta medidas de seguridad adecuadas para el acceso y mantenimiento de las bases de datos
• Establece contractualmente la obligatoriedad de mecanismos de seguridad adscrito a cada función de sus colaboradores
• Establece mediante un régimen sancionatorio la asegurabilidad a nivel normativo de sus órganos internos
• Garantiza la ejecución de funciones específicas asociadas al responsable de bases de datos